Эвалюации дипломов в WES: пошаговая инструкция

Эвалюация – процесс оценки образования (диплома) и его приравнивания к канадским стандартам. Является обязательным шагом при иммиграции в Канаду.

Подробнее о том, что это такое и зачем нужно, мы рассказываем в статье про эвалюацию дипломов.

Информация о WES

World Education Services (WES) – некоммерческая организация, которая занимается оценкой образования иностранцев в США и Канаде.

Для желающих эмигрировать из стран СНГ в Канаду эта организация является приоритетной по двум причинам:

1. Пятилетние дипломы специалистов в большинстве случаев оценивают на уровне магистра. Другие компании в аналогичной ситуации могут присвоить только бакалавра.

2. Не требуется* связываться с учебным заведением для подготовки дополнительных документов, а достаточно сделать апостиль через госуслуги.

   * Сейчас уже требуется, но еще есть варианты отправить старым способом.

Результаты эвалюации действительны 5 лет.

Контактные данные:

• сайт: https://www.wes.org/ca/;
• форма обратной связи: написать.

Стоимость эвалюации в WES

На конечную цену влияет стоимость самой услуги, доставки и подготовки документов.

* Стоимость услуги была изменена в начале 2022. Раньше это было 220 канадских долларов.

Как показывает опыт и отзывы, обратную доставку можно выбирать стандартную, все приходит вовремя и без проблем.

Если у вас несколько дипломов, то сумма на эту услугу не изменится. При условии, что вы их отправили одним отправлением, и это именно ваши дипломы.

То есть сэкономить на одновременной эвалюации вашего диплома и диплома супруга / партнера не получится. 1 аккаунт = 1 личность = дипломы только этого человека.

Для резидентов Канады также потребуется оплатить Harmonized Sales Tax 13%.

Сроки эвалюации в WES

3-8 недель. Точнее сказать сложно из-за пандемии: часто бывают задержки, документы обрабатывают дольше.

Изменение правил подготовки и подачи документов

Много лет процесс был предельно прост и понятен, а главное – ни от кого не зависел, кроме вас. Требовалось поставить апостиль на оригинале диплома и академической справки, а после все это отправить в Канаду курьерской службой.

27 мая 2021 года у WES появились новые требования, которые полностью изменили процесс подачи.

Теперь ваше учебное заведение должно подготовить конверт с документами, а после отправить его в WES, либо отдать его для отправки вам.

Преимущества:

• больше не нужно отправлять оригиналы и волноваться за их возврат;
• не требуется апостиль или легализация;
• не требуется платить за доставку в WES, если это возьмет на себя вуз;
• если вуз связан с WES, возможна отправка документов по интернету.

Недостатки:

• мало учебных заведений, которые сотрудничают с WES;
• договориться с институтом подготовить конверт может быть проблемой;
• проблема подготовить конверт, если учебное заведение закрыто;
• чтобы получить конверт, вам может потребоваться идти в вуз. Если вы живете в другом городе или стране – это может быть проблемой.

Можно ли отправить старым способом

Теоретически да. Для этого есть 2 пути.

Согласованный с WES

Для этого нужно написать в тех поддержку WES с просьбой отправить документы старым способом. Объяснить, что учебное заведение отказывается подготавливать конверт, ничего не знает и не хочет знать про WES.

Примеры сообщений, на которые были получены положительные ответы:

My institution can't send required documents to WES and I already made an apostille for my diploma. Is it still valid way to evaluate my diploma?

Dear Sir or Madam,

Both universities I attended refuse to send the documents to WES or to sign the envelopes, I can only get a stamp. I had made the Apostille for my documents before the requirements changed.

Would you be so kind as to allow me to send documents with Apostille? I would be very grateful to you since it is impossible to meet current requirements.

После этого документы были отправлены старым способом. Сейчас результаты эвалюации успешно получены.

В некоторых случаях приходила отписка, но после переформулирования просьбы – одобрение. Поэтому есть смысл попробовать написать 2-3 раза.

Примеры положительных ответов:

Как написать в поддержку WES:

• перейдите по ссылке;
• выберите Countact us;
• еще раз Contacts us;
• Required Documents / Verification;
• My institution is not able to send documents to WES.

Не согласованный с WES

Это тот случай, когда вы написали в техническую поддержку, но вам ответили отпиской: ничем не можем помочь, смотрите список документов на нашем сайте.

Мы не гарантируем, что этот способ сработает и у вас. Это просто опыт подписчиков.

Несколько людей отправили документы старым способом – оригиналы + апостиль, хотя одобрение от WES не получали.

Апостиль был проставлен после майских (2021) изменений. Услуга была оплачена на сайте WES также после нововведений. То есть для отправки старым способом оснований не было.

Дипломы были приняты, эвалюация прошла успешно. Будет ли так у каждого и сколько времени действует такая акция – неизвестно, поэтому мы рекомендуем сначала попробовать отправить документы новым способом, либо связаться с WES.

Timeline одного из пользователей:

• 20 июня: оплата WES;
• 25 июня: отправка документов через EMS старым способом;
• 13 июля: документы доставлены;
• 14 июля: документы на проверке;
• 22 июля: с документами все в порядке, эвалюация будет готова 19 августа.

Это нужно знать до старта

Существует много важных особенностей эвалюации, которые нужно знать заранее.

Нужны ли переводы

Нет. С декабря 2020 переводы не требуются. Это касается нового и старого способа.

Еще раз уточняем, что информация актуальна для России, Казахстана и Белоруссии. Для других стран информацию уточняйте на сайте WES в разделе с необходимыми документами.

Так, например, для Таджикистана и Узбекистана есть пометка: If your documents are not issued in Russian or English, please submit translations to My Account.

Нужен ли апостиль или легализация

Эвалюация новым способом: нет. Учебное заведение подтверждает подлинность документов, ставя печать и подпись на конверте.

Эвалюация старым способом: да.

Что делать, если отличается фамилия

Ничего. При создании аккаунта вы указываете текущее имя и фамилию. При добавлении диплома – имя и фамилию из диплома.

ВУЗ печатью и подписью на конверте с вашим Reference Number подтверждает, что это ваши документы. Это и можно считать подтверждением смены фамилии.

В отчете WES укажет старую и новую фамилию.

Какие дипломы отправлять, если их несколько

Есть 2 варианта.

1. Один из дипломов – специалист* / магистр / доктор или кандидат наук.

   Отправляйте только этот диплом. Если у вас магистр, то больше баллов можно получить только за доктора. Два диплома магистра по баллам то же самое, что и один. Подробнее про то, как начисляются баллы в Express Entry.

   *В большинстве случаев WES приравнивает диплом специалиста к магистру, но бывают редкие исключения, когда присуждает только бакалавра. Если вы волнуетесь, что такое же может быть с вами, то смотрите второй вариант.

2. Оба образования ниже уровня магистра.

   В этом случае можно получить баллы за "два и более послешкольных образования. Хотя бы одно из них получено после обучения, которое длилось от 3 лет". Если это про ваши дипломы, то требуется отправить оба.

Ознакомьтесь с вариантами результатов эвалюации в WES.

Что делать, если вуз сменил название

Эвалюация новым способом: укажите старое название. У учебного заведения попросите справку, которая подтверждает факт переименования, а после положите / попросите положить ее в конверт.

Эвалюация старым способом: просто укажите старое название.

Что делать, если вуз закрылся

Эвалюация новым способом: писать в WES с просьбой отправить документы старым способом. Если отказ или отписка, то готовить конверт через министерство образования.

Официальный ответ от WES:

Be advised if your school or institution has ceased operations you can attempt to obtain your records from the Ministry of Education or Board of Education in the country that you obtained the credential.

Please note, if you are able to obtain copies of your credentials from one of these institution they will need to be sent in a sealed envelope with signatures or stamps across the back flap of the envelope and we will review the information once received.

Эвалюация старым способом: ничего. Главное, чтобы вам поставили апостиль (для России и Казахстана) или легализацию (для РБ).

Оценивает ли WES незаконченное образование

WES оценивает незаконченное образование, но не для иммиграции. Ответ тех поддержки:

Hello, yes, WES can evaluate a study that is in-progress or incomplete. However, for immigration, WES does not evaluate incomplete studies.

При этом совсем недавно с нами поделились кейсом, когда человек оценил академическую справку без диплома (такие раньше выдавались, когда по какой-то причине человек отчислялся из учебного заведения). И все прошло успешно, присудили двухгодичное послешкольное образование за 3 года обучения из 5.

Нужны оригиналы или нет

Эвалюация новым способом: нет. Эвалюация старым способом: да.

Как получить оригинал отчета об эвалюации

Сейчас никак. 2 мая 2022 года на сайте WES появилась информация, что на данный момент доставка в Россию, Белорусь и Украину приостановлена.

Как теперь делать эвалюацию, если WES не доставляет отчет

Сейчас WES не доставляет отчет в физическом виде обратно, но вы получите копию в личном кабинете, которую можно использовать для Express Entry, а также программ, процесс иммиграции по которым проходит онлайн (уточнять в требованиях конкретных программ).

Соответственно, глобально ничего не изменилось.

Также вы можете указать адрес доставки знакомого / друга / родственника, который проживает в другой стране.

Можно ли отправить одновременно несколько дипломов

Да, можно отправить конверты разных дипломов в одном курьерском конверте. Например, диплом супруга и супруги, дипломы одного человека из разных учебных заведений.

Пошаговый процесс подтверждения дипломов

Ниже подробно распишем каждый шаг эвалюации образования по новым правилам.

Создание и заполнения профиля WES

Здесь все просто.

1. Перейдите по ссылке, выберите ECA Application for IRCC.

2. При создании аккаунта укажите текущее имя и фамилию, даже если в дипломе указаны другие. Пишите так, как указано в загранпаспорте.

3. В разделе с диплома (What credentials have you earned) перечислите все, которые планируете эвалюировать.

4. При добавлении диплома (Add Credential) укажите на английском то имя и / или фамилию, которые указаны в дипломе.

5. Способ доставки можно выбрать обычный за 10 CAD. Практика показывает, что проблем в таком выборе нет.

6. После оплаты вы получите индивидуальный номер – Reference Number, который потребуется в дальнейшем.

   Также можно завершить регистрацию и заполнение информации без оплаты, и сделать это после того, как получите конверт с документами от учебного заведения. Для этого выберите способ оплаты - Western Union (после можно поменять).

Отправка документов онлайн: партнерство с WES

Идеальная ситуация, когда учебное заведение уже является партнером WES. В таком случае у сотрудника университета есть инструкция, по которой он отправит ваши документы в Канаду в электронном виде. То есть не надо ничего готовить и тратить деньги на курьерскую доставку.

Если ваше учебное заведение не является партнером, то можно попробовать попросить их им стать.

Как стать партнером WES

В теории все просто.

1. Связаться с учебным заведением.

   В идеале с отделом, ответственным за отправку документов, например: обслуживания студентов, управление академическими записями, отдел экзаменов, наград и выпускных экзаменов, международных отношений и т.п.

   Объяснить, что такое WES, зачем вам это нужно, как все проходит, что это не сложный и бесплатный процесс, который ни к чему не обязывает. Что в будущем это будет полезно, если другие студенты будут обращаться к вам для эвалюации.

2. Заполнить анкету.

   Должен сделать уполномоченный сотрудник учебного заведения. При необходимости с вашей поддержкой.

   Для этого нужно перейти по ссылке https://www.wes.org/digital-partnership-form/.

   Поля максимально простые, никакой секретной информации не требуют. На заполнение потребуется не более 10 минут.

   WES должен иметь возможность проверить электронную почту отправителя на веб-сайте учреждения.

   В additional Message можно написать на английском: Здравствуйте. Наше учебное заведение хочет стать вашим партнером, так как к нам обратился студент %ваше имя, фамилия, reference number%. Вышлите, пожалуйста, инструкцию с дальнейшими действиями.

3. Отправить документы.

   В ответ на запрос учебного заведения должна прийти инструкция с дальнейшими действиями. В том числе по отправке документов в электронном виде.

   Теперь остается подготовить PDF с документами и отправить в WES. Это может сделать как сотрудник учебного заведения, так и вы, а после отправить сотруднику. Здесь как договоритесь.

В случае успеха эвалюация пройдет за несколько дней.

Дальнейшая часть статьи неактуальна, там про отправку в физическом виде. Конечно, только если вы не хотите пролистать до конца, чтобы сказать спасибо за статью переводом любом суммы 😇

Отправка документов онлайн: без партнерства с WES

Такой способ не прописан на сайте WES, поэтому не гарантирует успех, но с одним из клиентов он сработал (для других не тестировали).

Смысл способа в том, чтобы связаться с WES и сообщить, что учебное заведение не может стать вашим партнером, при этом готово отправить документы студента (ваши) по электронной почте.

1. Связь с WES.

   Нужно написать на почту access@wes.org. В теме письма укажите ваш Reference Number.

   В сообщении примерно такое: Здравствуйте. Мне требуется произвести эвалюацию диплома. Мой Reference Number.

   Я волнуюсь, что из-за текущей ситуации с курьерскими службами и почтой мои документы не будут доставлены.

   Учебное заведение не может стать вашим партнером через форму Digital Partnership Form, при этом готово отправить вам мои документы с официальной почты учебного заведения.

2. Отправка документов.

   В случае положительного ответа от WES, остается подготовить документы сотруднику учебного заведения, либо вам, если он не может, а после отправить все с почты университета в ВЕС.

   В письме лучше указать имя и должность сотрудника, который осуществляет отправку.

Подготовка документов для физической отправки

В теории все просто – отправляетесь в свое учебное заведение. Например, в деканат или к проректору. Объясняете ситуацию и просите подготовить Academic Transcript, поставить печать и подпись на конверте.

Что такое Academic Transcript

Документ, который содержит информацию о предметах и оценках за все годы обучения.

Такая справка распространена в Европе. Ее можно без проблем заказывать необходимое количество раз. В случае с Россией и странами СНГ все сложнее.

В идеальном раскладе вам нужно попросить что-то похожее – документ, в котором будут отражены оценки и предметы за все годы обучения. Например, подойдет вариант попросить выпустить европейское приложение к диплому. Многие вузы это могут сделать.

У такой выписки нет конкретного шаблона и названия, в зависимости от института она может выглядеть по-разному, это нормально.

Ниже пример выписки, с которой эвалюация прошла успешна. В данном учебном заведении она называется "Справка о периоде обучения".

Что делать, если вуз не хочет подготовить документ

Бывает, что в учебном заведении отказывают в выдаче справки по одной из причин:

• мы не знаем, что это такое;
• мы не выдаем никаких справок;
• справку о периоде обучения даем тем, кто не закончил обучение;
• у вас есть приложение к диплому.

В первую очередь мы рекомендуем написать в WES и узнать, что делать в такой ситуации, можно ли отправить один из перечисленных ниже документов.

Что приложить в таком случае:

• копию приложения к диплому, заверенную в учебном заведении (подпись сотрудника деканата + печать);
• нотариально заверенную копию диплома и приложения к нему;
• только нотариально заверенную копию приложения;
• заверенную копию европейского приложения к диплому;
• дубликат приложения к диплому.

Копии, потому что WES не возвращает оригиналы.

Также некоторые отправляют копии без заверения, потому что как такового требования заверить – нет. То, что учебное заведение кладет этот документ в конверт, подписывает и ставит печать – уже заверение.

Мы не гарантируем, что в вашем случае эти способы сработают на 100%. Мы делимся опытом, который успели получить.

Конверт: как выглядит и что должен содержать

Тут все просто, так как WES предоставляет подробный пример.

Что должен содержать конверт:

• на передней стороне Reference Number, адрес доставки, наименование и адрес учебного заведения;
• на задней стороне печать университета и подпись ответственного лица.

Пример отправленного в WES конверта. Эвалюация прошла успешно. UPD: Адрес WES на этом конверте уже неакуальный, потому что были изменения. Текущий адрес указан в разделе с отправкой ниже.

Не обязательно, чтобы это был фирменный конверт учебного заведения, такие есть мало у кого. Поэтому достаточно просто взять конверт A4.

На каждом документе, который отправляется в WES, карандашом напишите ваш Reference Number, либо попросите сделать это ответственного за формирование конверта в учебном заведении.

Загрузка документов на сайте

Что требуется загрузить:

• скан диплома;
• переводы, если вы боитесь отправлять документы без них.

Заходим в профиль. Выбираем вкладку Account Timeline. Кнопка Upload Document и еще раз Upload Document.

Основные требования к документам:

• PDF или JPEG формат;
• максимальный размер – 10 МБ;
• на PDF не должно быть пароля.

Если будут проблемы с загрузкой, то изучите нашу статью с вариантами решения проблемы: не загружаются документы в WES, что делать.

Отправка документов в WES: способы и адрес

Не обязательно, чтобы именно ваше учебное заведение отправляло конверт в Канаду. Вы можете это сделать сами. При этом важно сохранить целостность конверта, распечатывать его нельзя.

Если это ваш случай, то на курьерском конверте в адресе отправителя можно указать адрес учебного заведения. В таком случае есть вероятность избежать дополнительных проверок от WES.

Если по какой-то причине нет возможности указать адрес университета (например, курьерская служба требует непосредство ваш адрес), то указывайте свой.

Пока только положительные результаты при использовании этого способа, но гарантий мы не даем из-за небольшого количества кейсов.

Если вам нужно подтвердить два диплома из разных учебных заведений, то можете отправить оба конверта в одном курьерском. В таком случае указывать адрес вуза не нужно: не может же одно учебное заведение отправлять конверт другого.

Многие курьерские службы прекратили доставку из России, но DHL Express еще работает (декабрь 2022).

Стандартной почтой документы требуется отправить по адресу:

WES Global Documentation Centre (Reference Number _ _ _ _ _ _ _)
PO BOX 2008 STN MAIN
NEWMARKET ON L3Y0G5
Canada

Если доставка курьером (DHL, UPS, PonyExpress и т.п.), то документы требуется отправить по адресу:

WES Global Documentation Centre (Reference Number _ _ _ _ _ _ _)
14 – 145 Industrial Pkwy South
Aurora ON, L4G 3V5
Canada

Далее остается ждать изменений статусов в личном кабинете: документы получили, проверили, приняли, отчет в процессе и т.п.

Таймлайн успешной эвалюации новым способом:

• 20 июня: отправление конверта через DHL;
• 20 июня: загрузка сканов диплома в личном кабинете WES;
• 30 июня: доставка документов в WES;
• 5 июля: изменения статуса - документы получены;
• 8 июля: документы приняты, начата эвалюация;
• 16 июля: выполнено.

После подготовки отчета вы сможете ознакомиться с результатами, не дожидаясь обратной доставки. В личном кабинете появится PDF копия отчета. Она подойдет для Express Entry и большинства программ, процесс по которым проходит онлайн. Если же нужно документы в бумажном виде, то может потребоваться оригинал.

Если у вас есть опыт в этом, то делитесь в комментариях, это поможет другим желающим иммигрировать. Если возникли вопросы, то также пишите в комментарии, либо заполните форму ниже, мы будем рады помочь!